Normalment OpenKM està configurat com una instància única d'una sola empresa o usuari, on cada usuari-empresa (propietari de la instància) disposa d'un sistema o instància única que està instal·lada en el seu servidor.
També és possible executar múltiples instàncies OpenKM en el mateix servidor, separant el contingut i creant entorns de clients personalitzats que compartiran el mateix sistema amb els avantatges que això suposa:
Ja que la funcionalitat multiempresa permet que diversos usuaris independents puguin compartir una sola instància, allotjada en un únic servidor. La instància principal té particions lògiques, de manera que cada usuari està accedint a la seva instància, completament independent, no tenint la possibilitat d'accedir a una altra partició.
El super usuari 'okmAdmin' té accés complet a l'entorn. Les empreses seran administrades per l'usuari 'okmAdmin", utilitzant l'àrea d'administració d'empreses en la pestanya d'administració general del sistema.
Una vegada que una empresa es crea i s'habilita, llavors l'administrador de cada empresa pot iniciar sessió en la instància OpenKM i accedir a l'àrea d'administració en el context del seu domini. Si per exemple, una organització anomenada "OKM" s'ha creat, l'administrador pot iniciar sessió com 'admin@okm' i crear usuaris com 'joe@okm', 'ralph@okm'.
Proporciona a les empreses la possibilitat de personalitzar el seu entorn OpenKM, incloent models, fluxos de treball i la interfície d'usuari web del client.
El contingut físic per a cada empresa s'emmagatzema en un directori arrel separat. Això permet l'ús exacte de disc físic que es deriva del mesurament del disc utilitzat per cada empresa.
Pel fet que totes les empreses comparteixen l'esquema de base de dades, els passos per a una còpia de seguretat i restauració en fred, són similars al procés de còpia de seguretat simple.