Gestió de registres

El pla d'arxiu és una esquema integral que inclou els cicles documentals, organització dels documents, la ubicació dels documents, les instruccions per a la transferència de documents, les instruccions de retenció i disposició dels documents, i altres instruccions específiques que ofereixen una guia per a la gestió eficaç dels registres.

El pla d'arxiu de OpenKM especifica com s'organitzen els registres una vegada han estat creats o rebuts, proporciona un "roadmap" per als registres creats i mantinguts per una unitat organitzativa i facilita la disposició dels registres.

El pla d'arxiu es crea detallant les sèries documentals en cada unitat organitzativa, així com proporcionar informació de com es gestionen i per qui.

Funcionalitats

El pla d'arxiu de OpenKM descriu cadascuna de les sèries documentals dins de l'organització, el lloc on han d'emmagatzemar-se, el programa de retenció, la disposició, i la persona o persones responsables de la seva gestió. Consisteix en:

• Descriu els tipus d'elements que l'organització reconeix com a registres.
• La classificació dels registres en una àmplia gamma de categories.
• Indica on s’ha emmagatzemen els registres.
• Descriu els períodes de retenció dels registres.
• Estableix qui és responsable de la gestió dels diferents tipus de registres.

Herència

Permet l'herència entre sèries documentals.

• Herència, des d'una sèrie documental pare a una filla.
• Allarga una sèrie documental.
• Clona una sèrie documental.

Seguretat

Estableix la seguretat a nivell de cada sèrie documental.

• Seguretat basada en el sistema plugable de OpenKM.
• Permet crear un model propi de seguretat dinàmic per a cada sèrie documental. Per exemple, basat en el valor de les metadades.

Gestió de registres

• Gestió de registres basat en el sistema plugable de OpenKM.
• Permet crear un model propi de lògica per a cada sèrie documental. Per exemple, cada sèrie documental es pot promoure com a "registre" sobre la base dels seus valors de metadades.
• Lògica dinàmica per a avaluar la "promoció com a registre".

Cercador

Defineix les cerques més comunes basades en les sèries documentals.

Classificació de les activitats de l'organització

La classificació de les activitats de l'organització representa una poderosa eina de suport per al desenvolupament d'aquestes, i per a molts dels processos de gestió de documents, com:

• L'establiment de vincles entre documents individuals que reunits proporcionen una representació contínua de l'activitat.
• La garantia que els documents es denominen d'una manera coherent al llarg del temps.
• L'ajuda en la recuperació de tots els documents relacionats amb una funció o una activitat concretes.
• La definició de nivells de seguretat i accés adequats per a conjunts de documents.
• L'atribució de permisos d'accés als usuaris per a accedir a determinats grups de documents o operar en aquests.
• La distribució de la responsabilitat de la gestió de determinats grups de documents.
• La distribució dels documents per a la realització de les tasques oportunes.
• L'establiment de terminis i mesures de conservació i disposició apropiades.

Quadres de classificació

Els quadres de classificació reflecteixen les activitats de l'organització, de la qual depenen i solen basar-se en un anàlisi d'aquestes. Els quadres poden ser usats com a suport d'una sèrie de processos de gestió de documents. Les organitzacions haurien de fitxar el grau de control de la classificació que requereixen per a complir els seus objectius.

Catalogació

• Catalogació basada en el sistema plugable de OpenKM.
• Permet crear ubicacions dinàmicament sobre la base dels valors d'un registre.
• Assistent dinàmic que demanda la introducció de metadades sobre la base de cada sèrie documental.

Disposició

• Disposició basada en el sistema plugable de OpenKM.
• Permet establir el temps de retenció.
• Permet crear dinàmicament una disposició sobre la base dels valors dels registres.