Global Brazil Ecuador France Greece Hungary Italy Malaysia México Middle East Paraguay Poland Portugal Romania Serbia USA USA ( Español )
Contacte

Gestioni els seus continguts d'una forma simple i segura.

  • INTRODUCCIÓ
  • OBJECTIUS
  • FUNCIONALITATS
  • PREU I CONSULTES

Introducció

La Gestió de Contingut Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - és un concepte utilitzat a partir de l'any 2005 per part dels professionals de la informació i la documentació que ha estat en competició amb altres conceptes com EDRMS o ERMS. Existeix gran quantitat de literatura amb termes relacionats amb la gestió documental, com: ECM, EDRMS, EDRMS, DMS, KM entre altres, més influenciats per qüestions de màrqueting que no pròpiament per raons objectives.

Des de OpenKM preferim el terme EDRMS ( Enterprise Document and Rècord Management System), que ha tingut un escàs èxit a nivell de màrqueting, però que des del nostre punt de vista és més estricte i representatiu.

Algunes característiques de la gestió de contingut empresarial:

  • Eina que dóna suport a una estratégia dins de l'organització ( gestió del coneixement ).
  • Simplifica els processos de gestió corporativa.
  • Captura, gestiona, emmagatzema i preserva el contingut.
  • Permet gestionar informació no estructurada durant tot el cicle de vida.
  • Inclou mecanismes o eines que afavoreixen la col·laboració dins de l'organització.
  • Gestiona els fluxos de treball mitjançant solucions de Workflow o BPM.
  • Ofereix servei a diversos processos de gestió de la informació.

Objectius

La Gestió de Contingut Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - és un terme que abasta la gestió de documents, gestió de registres, cerca, col·laboració, gestió del flux de treball, captura, digitalització i gestió d'actius digitals ( DAM ).

El principal objectiu de la gestió documental és la gestió completa del cicle de vida de la informació - processos de negoci- , des de la creació inicial al llarg de tot el seu recorregut a través de l'organització i, finalment si escau, la seva eliminació.

La Gestió de Contingut Empresarial en una organització l'ajuda a:

  • Simplificar la gestió de la informació corporativa.
  • Simplificar l'emmagatzematge.
  • Implantar un model de seguretat global i centralitzat per a la informació.
  • Millorar i simplifica els processos de negoci ( per exemple, el servei de lliurament de contingut automàtics).
  • Establir polítiques de retenció, transferència i destrución de la informació.
  • Afavorir la connectivitat entre sistemes.
  • Eliminar barreres que impedeixen que la informació es comparteixi.
  • Gestió de documents en paper mitjançant el mòdul de rècord management.
  • Estalvi de costos.
  • Accés universal a la informació.
  • Millorar l'eficiència de l'organització.
  • Incrementar el control de la informació dins de l'organització.
  • Simplificar i controlar els processos mitjançant Workflows.
  • Ajudar a la implantació d'una cultura d'empresa enfocada en el suport mútuo i l'eficiència.
  • Implantar eines que permetin connectar persones i processos.

"El procés de digitalització automàtica de les factures i la seva distribució electrònica als nostres clients ens ha permès recuperar la inversió ràpidament, reorganitzar els recursos humans en altres tasques més productives i ser més respectuosos amb el medi ambient".

Operador de telecomunicacions.

Funcionalitats

OpenKM amb la gestió del coneixement, li permet optimitzar la qualitat i coherència dels seus processos, automatitzar les directrius i assistir a la seva organització en la gestió dels seus resultats.

OpenKM ha estat especialment dissenyat per a gestionar el contingut crític per a l'empresa i el compliment de normatives.

Pla d'arxiu

El pla d'arxiu és una esquema integral que inclou el cicle de vida complet dels continguts, organització, la ubicació, les instruccions per a la transferència, les instruccions de retenció i disposició, i altres instruccions específiques que ofereixen una guia per a la gestió eficaç dels continguts.

El pla d'arxiu de OpenKM especifica com s'organitzen els continguts una vegada han estat creats o rebuts, proporciona un "roadmap" per als continguts creats i mantinguts per una unitat organitzativa i facilita la disposició.

Col·laboració

  • Accés universal multidispositiu.
  • Gestió de tasques.
  • Calendari.
  • Fòrum.
  • Wiki.
  • Notes i anotacions en documents.
  • Edició col·laborativa.

Mòduls

  • Multiempresa.
  • Arxiu de correus electrònics.
  • Signa electrònica i criptografia.
  • Motor de workflow integrat.
  • Marca d'aigua ( Watermark ).
  • Motor de generació d'informes.
  • Indexació de tots els continguts.

Catalogació automàtica

Les tasques automàtiques de OpenKM s'executen sobre la base d'esdeveniments - sota el mateix paradigma que un firewall, on s'avaluen regles i s'executen accions - ajudant en el procés d’automatització de la lògica de negoci. Poden establir-se regles basades en esdeveniments; per exemple moure un document a una nova ubicació, modificar la seguretat, aplicar transformacions als documents ( convertir a PDF amb compressió grupo4 ) entre altres. Gràcies a l'arquitectura plugable de OpenKM, és possible ampliar fàcilment el sistema de tasques automàtiques.

Captura automàtica de metadades

El OCR Zonal de OpenKM permet el procés i captura de dades de documents. Està dissenyat per a transformar qualsevol estructura de documents en un format disponible per a l'organització. Amb l'arquitectura de OpenKM és possible integrar-se amb programari comercial com Abby Flexicapture, Kofax i Formularis Cognitive, entre altres.

Classificació de les activitats de l'organització

La classificació de les activitats de l'organització representa una poderosa eina de suport per al desenvolupament d'aquestes, i per a molts dels processos de gestió de documents, com:

  • L'establiment de vincles entre documents individuals que reunits proporcionen una representació contínua de l'activitat.
  • La garantia que els documents es denominen d'una manera coherent al llarg del temps.
  • L'ajuda en la recuperació de tots els documents relacionats amb una funció o una activitat concretes.
  • La definició de nivells de seguretat i accés adequats per a conjunts de documents.
  • L'atribució de permisos d'accés als usuaris per a accedir a determinats grups de documents o operar en aquests.
  • La distribució de la responsabilitat de la gestió de determinats grups de documents.
  • La distribució dels documents per a la realització de les tasques oportunes.
  • L'establiment de terminis i mesures de conservació i disposicions apropiades.

Control de versions

El control de versions permet gestionar el procés de canvis d'un document. Els canvis normalment són identificats per un codi de text o numèric nomenat "número de revisió". Cada revisió està associada amb una data i una persona que ha fet els canvis. Les revisions es poden comparar visualment o restaurar-se.

Connectivitat

Webservices en REST i CMIS.

Protocols de xarxes CIFS, FTP i WebDAV.

Previsualització avançada

Es troben disponibles extensions per a previsualitzar fitxers de AutoCAD i DICOM. Gràcies a l'arquitectura plugable de OpenKM, és possible fer-ho extensible a altres formats.

Auditoria

OpenKM ofereix una completa i configurable auditoria. Amb ella vostè té totes les evidències documentades de les seqüències d'activitats que han afectat en qualsevol moment una operació específica, procés o esdeveniment.

Integracions

OpenKM es pot integrar fàcilment amb terceres aplicacions. Es troben disponibles integracions amb BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre altres.

Preu i consultes

Contacte

Consultes generals

OpenKM in 5 minutes!