Global Brazil Ecuador France Greece Hungary Italy Malaysia México Middle East Paraguay Poland Portugal Romania Serbia USA USA ( Español )
Contacte

Converteixi la informació en coneixement

  • INTRODUCCIÓ
  • BENEFICIS
  • FUNCIONALITATS
  • PREU I CONSULTES

INTRODUCCIÓ

Els documents contenen informació que constitueix un recurs valuós i un actiu important en l'organització. L'adopció d'un criteri sistemàtic per a la gestió de documents resulta essencial per a les organitzacions i la societat, a fi de protegir i conservar els documents com a evidència dels seus actes. Un sistema de gestió de documents es converteix en una font d'informació sobre les activitats de l'organització, que pot servir de suport a posteriors activitats i presa de decisions, al mateix temps que garanteix la redempció de comptes enfront de les parts interessades presents i futures. Els documents permeten a les organitzacions:

  • Realitzar les seves activitats d'una manera ordenada, eficaç i responsable.
  • Recolzar i documentar la creació de polítiques i la presa de decisions a un nivell directiu.
  • Facilitar l'execució eficaç d'activitats dins de l'organització.
  • Complir amb els requisits legislatius i reglamentaris, incloses les activitats d'arxivística, d'auditoria i de supervisió.
  • Protegir els interessos de l'organització i els drets dels empleats, els clients i les parts interessades presents i futures.
  • Proporcionar evidència sobre activitats personals, culturals i de les organitzacions.
  • Mantenir la memòria corporativa, personal i col·lectiva.
  • Prestar serveis d'una manera coherent i equitativa.
  • Proporcionar coherència, continuïtat i productivitat a la gestió i a l'administració.
  • Garantir la continuïtat en casos de catàstrofe.
  • Proporcionar protecció i suport en els litigis, incloent la gestió de riscos en relació amb l'existència o absència d'evidència de les activitats realitzades per les organitzacions.
  • Secundar i documentar les activitats de recerca i desenvolupament presents i futures, les realitzacions i els resultats, així com la recerca històrica.
  • Establir una identitat personal, cultural i de l'organització.

BENEFICIS

La gestió de documents l'ajuda a regular les pràctiques efectuades tant pels responsables de la seva gestió, com per qualsevol altra persona que creï o usi documents en l'exercici de les seves activitats.

La gestió de documents en una organització l'ajuda a:

  • L'establiment de polítiques i normes.
  • L'establiment i promulgació de procediments i directrius.
  • El disseny, la implementació i l'administració de sistemes especialitzats de gestió de documents.
  • L'assignació de responsabilitats i competències.
  • La prestació d'una sèrie de serveis relacionats amb la seva gestió i ús.
  • La integració de documents en els sistemes i els processos de l'organització.

FUNCIONALITATS

Catalogació automàtica

Les tasques automàtiques de OpenKM s'executen sobre la base d'esdeveniments - sota el mateix paradigma que un firewall, on s'avaluen regles i s'executen accions - ajudant en el procés d’automatització de la lògica de negoci. Poden establir-se regles basades en esdeveniments; per exemple moure un document a una nova ubicació, modificar la seguretat, aplicar transformacions als documents ( convertir a PDF amb compressió grup4 ) entre altres. Gràcies a l'arquitectura plugable de OpenKM, és possible desplegar fàcilment el sistema de tasques automàtiques.

Captura automàtica de metadades

El OCR Zonal de OpenKM permet el procés i captura de dades de documents. Està dissenyat per a transformar qualsevol estructura de documents en un format disponible per a l'organització. Amb l'arquitectura de OpenKM és possible integrar-se amb programaris comercials com Abby Flexicapture, Kofax i formularis Cognitive, entre altres.

OCR

El Reconeixement Òptic de Caràcters - OCR - és una tecnologia que permet convertir diferents tipus de documents en paper; com a documents escanejats, fitxers PDF o imatges capturades per una càmera digital en dades editables sobre els quals es poden realitzar consultes. Gràcies a l'arquitectura de OpenKM, és possible integrar la majoria dels motors de OCR Open Source i comercials.

Mòduls

  • Multiempresa.
  • Arxiu de correus electrònics.
  • Signatura electrònica.
  • Criptografia.
  • Motor de workflow integrat.
  • Marca d'aigua ( Watermark )
  • Motor de generació d'informes.
  • Gestió de Tasques i Calendari.
  • Multiempresa.

Previsualització avançada

Es troben disponibles extensions per a pre visualitzar fitxers de AutoCAD i DICOM. Gràcies a l'arquitectura plugable de OpenKM, és possible fer-ho extensible a altres formats.

Control de versions

El control de versions permet gestionar el procés de canvis d'un document. Els canvis normalment són identificats per un codi de text o numèric nomenat "número de revisió". Cada revisió està associada amb una data i una persona que ha fet els canvis. Les revisions es poden comparar visualment o restaurar-se.

Auditoria

OpenKM ofereix una completa i configurable auditoria. Amb ella vostè té totes les evidències documentades de les seqüències d'activitats que han afectat en qualsevol moment una operació específica, procés o esdeveniment.

Lectura de codis de barres

El mòdul de codis de barres suporta els següents formats: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 i EAN-13, ITF-14, UPC-A i UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417, QR Code i Aztec. Gràcies a l'arquitectura plugable de OpenKM, és possible estendre’l fàcilment a altres formats.

Webservices

REST i CMIS.

Xarxes

Protocols CIFS, FTP i WebDAV.

Integracions

OpenKM es pot integrar fàcilment amb terceres aplicacions. Es troben disponibles integracions amb BonitaSoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre altres.

OMR

El reconeixement Òptic de Marques, és el procés de lectura de caselles de selecció en formularis i documents. El Lector Òptic de Marques és un dispositiu de escàner utilitzat per a llegir documents configurats amb àrees o zones OMR.

PREU I CONSULTES

Contacte

Consultes generals

OpenKM in 5 minutes!